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Damien en visite de l'usine de production

Dans le cadre de la restructuration du groupe pétrolier Spirou (le nom du client est gardé confidentiel pour des raisons de confidentialité commerciale), les utilisateurs clés d’une des filiale de ce groupe étaient à la rechercher de quelqu’un capable de les coacher dans l’appropriation de leur nouvel ERP. Cette mission concerne plus particulièrement les utilisateurs FICO.

Origine du projet

Le groupe pétrolier rachète cette année le fonds de commerce d’une société de fabrication de graisse et intègre la possibilité de l’implémentation du SI dans cette filiale.

Dans le cadre de fin de maintenance de l’application locale, il est prévu d’intégrer les activités de la filiale dans le système SAP d’une des entités du groupe pétrolier.

Objectif du projet

Le projet vise la mise en place de SAP R/3 4.6C au sein de la filiale, sur les processus de planification, production, achat, ventes et finance.
Cette implémentation sera l’occasion d’harmoniser les processus du site avec ceux de la Direction métier.

Périmètre d’intervention

Plus que de l’AMOA, j’interviens comme coach sur la partie finance et contrôle de gestion des utilisateurs clés. Mon périmètre de responsabilité est large :

• Modélisation de l’AB costing : harmoniser le CCR (calcul du coût de revient) de la filiale à celui du groupe et formuler la solution à la DSI.
• Proposition de solutions pour répondre aux besoins du métier : cela comprend la compréhension du métier, la compréhension du système SAP du groupe, l’écriture des documents de conceptions et de paramétrage.
• Création du plan de test et accompagnement des utilisateurs à réalisation de la recette.
• Formation des utilisateurs.
• Création du cut-over et de la stratégie de reprise.
• Accompagnement lors du démarrage et analyse des incidents avec indication de la solution SAP.

L’AMOA n’est pas véritablement impliquée dans la production de la solution ERP. Cependant, la présence de l’AMOA agit comme un catalyseur sur le projet, accélère l’appropriation par les utilisateurs, améliore l’adéquation de la solution avec les besoins et au final optimise le ROI du projet.

L’équipe BI intervient en parallèle de l’équipe ECC de Conseils-Plus chez ce client, sur le projet Tintin. Le nom du projet, ainsi que le nom du client, ne sont pas communiqués pour des raisons de confidentialité commerciale.

En quelques chiffres, le projet Tintin représente pour la partie BW plusieurs dizaines de DSO et de cubes sans compter tous les traitements spécifiques (extracteurs et transformations), pour la partie BO plusieurs dizaines d’états et pour la partie BPC, une dizaine de cubes et un peu plus de 10 états de type « Saisie » …

Julien, consultant senior / coordinateur :

Cela fait maintenant quelques mois que ce projet BI est lancé. Accompagné de Laura (technologie BO/BPC), Frosina et Etienne (technologie BW), nous mettons tout en œuvre pour couvrir le périmètre BI des quatre modules fonctionnels à savoir :

• Les Prévisions Economiques qui permettent d’estimer les débouchés et grâce à des versions de simulation, prévoir différentes évolutions suivant les paramètres saisis.
• Le suivi des opérations commerciales.
• La Logistique et la Chaîne d’Approvisionnement.
• Le Budget, qui présente les comptes de résultats de la société et qui doit permettre de calculer en partie les tarifs qui sont proposés aux clients.

Laura, consultante junior, équipe BO/BPC :

J’ai intégré le projet Tintin lors de la phase de conception détaillée. Ainsi, j’ai participé aux ateliers des différents modules fonctionnels. Cela m’a permis de découvrir le métier de notre client et d’en comprendre ses problématiques. La rédaction des documents de conception détaillée consécutive aux ateliers m’a ensuite appris à modéliser la solution Business Intelligence en fonction du besoin. Nous sommes maintenant en phase de réalisation, pour ma part sur les outils SAP BO et SAP BPC. La montée en compétences sur BPC est un vrai challenge ! Ainsi, avant d’aborder la formation aux utilisateurs et la recette, la réalisation de la solution de Business Intelligence va être une période ardue, mais elle va également me permettre d’approfondir mes connaissances techniques.

Frosina, consultante senior, équipe BW :

Dès mon arrivée chez Conseils-Plus, j’ai intégré l’équipe BW sur le projet Tintin et pris en charge l’ensemble du périmètre BW. Aussi, suis-je intervenue sur la conception détaillée des flux sur les modules fonctionnels de la BI (les prévisions économiques, le suivi des opérations commerciales, le budget et la logistique) en sollicitant l’aide des équipes fonctionnelles ECC. Par la suite, et en collaboration avec Etienne, nous avons entamé la modélisation de l’architecture BW.

La difficulté majeure de ma mission a été de mener conjointement deux chantiers BW, à savoir la conception et la réalisation, dans un délai très court et dans un contexte où le client découvre le monde de l’ERP et apprend à structurer son reporting.

A ce jour, la réalisation est proche de la fin même si certains points fonctionnels restent encore à éclaircir avec le client.

Etienne, consultant confirmé, équipe BW :

Faisant équipe avec Frosina sur la partie BW, c’est le module logistique en particulier qui occupe une grande partie de mon temps. La spécificité de notre client a amené l’équipe Conseils-Plus à implémenter SAP ECC6 avec le module IS-Oil, ce qui a des conséquences sur les remontées d’informations dans SAP BW : tables spécifiques, flux spécifiques et donc extracteurs spécifiques !

Notre client présente également certaines spécificités qui influent largement sur le reporting. Aussi, certains états étant cross-module, nous sommes amenés à agréger des données de sources diverses (Logistique / Comptabilité), ce qui impose une grande rigueur dans la modélisation et la réalisation du DataWarehouse.

Pour conclure, le mot de la fin est laissé à Julien :

Au final, le projet est riche et complet, aussi bien sur le plan fonctionnel que sur le plan technique… BPC est pour le moment le point technique qui nous donne le plus de fils à retordre mais Laura et moi-même finirons par en percer tous les mystères surtout que l’équipe BW est proche du but !

Après plusieurs mois de conception détaillée, le projet rentre maintenant dans la phase de validation (parfois appelée “blue print”).

C’est toujours un moment intense dans la vie d’un projet. Après plusieurs mois passés à affiner les processus cible et à évaluer les solutions proposées par l’ERP SAP, il est maintenant temps de figer la solution. Un engagement est donc demandé aux différentes équipes.

Lorsqu’une solution se dégage et semble naturelle, cela se passe relativement simplement. Il peut arriver que sur certaines fonctions, la couverture de SAP ne soit que partielle et qu’il n’existe pas de solution idéale. L’évaluation méticuleuse des différentes alternatives, de leurs contraintes et de leurs avantages, permet d’orienter les utilisateurs vers un choix éclairé.

La bonne compréhension des limites, mais également des avantages et des forces du futur système permet de faire face sereinement aux prochaines échéances de cette grande aventure que constitue la mise en place d’un ERP comme SAP. Tout le monde a maintenant hâte d’aborder la prochaine phase, la recette.

Ce n’est jamais simple de s’engager. Cela peut engendrer des craintes et il peut régner, parfois, une certaine tension. Une organisation sans faille devient indispensable pour garder la tête froide.

Conseils-Plus a apporté son expérience et sa méthodologie sur l’organisation de cette phase, en particulier au niveau des équipes métier. Cela a aidé à franchir cette étape sans encombres. Et n’oublions jamais que c’est avant tout une réussite collective.

Arnaud – Manager

Pour la 4^ème fois consécutive, un acteur majeur de la distribution de carburants en France a renouvelé sa confiance envers Conseils-Plus en lui remettant de nouveau la charge de la maintenance évolutive de son système d’information SAP IS-OIL.

Après plus de 2 ans d’intervention, sur les phase de cadrage, d’assistance à maitrise d’ouvrage (AMOA) et la réalisation du reporting décisionnel, Conseils Plus s’est vu confier, depuis maintenant plus d’un an, la maintenance fonctionnelle et technique du système ainsi que la réalisation des évolutions exigées par un environnement en fort mouvement. Engagement aujourd’hui renouvelé grâce à 3 ans de « success story ».

Parmi les sujets imposés  par l’actualité, l’évolution règlementaire de la TGAP (avec l’arrivée des nouveaux biocarburants), la gestion de crise (consécutive à la grève des dépôts pétroliers), l’évolution de la TIPPR, la mise en place d’un portail client ou bien les régularisations annuelles des réseaux de pipelines. Aujourd’hui, c’est la commercialisation du Gazole Non Routier et la gestion des certificats économie d’énergie qui sont les nouveaux chalenges des mois à venir.

Fort de son expertise dans l’industrie pétrolière, Conseils-Plus met donc en œuvre des solutions adaptées  à l’organisation de son client et flexibles afin de répondre au mieux aux éventuelles futurs évolutions conjoncturelles.

Brice – Consultant Senior

Le projet Shreck aura finalement duré une bonne dizaine de semaines. Durant cette période, nous avons rencontré chaque membre du Comité de Direction et chaque utilisateur clé. Notre méthodologie de gestion des réunions et des ateliers de travail a été appliquée à cette occasion. A l’issue de cette phase, nous avons mis en évidence certains points importants pour lesquels nous pouvions proposer :

• une optimisation technique ou opérationnelle
• une extension de la couverture fonctionnelle
• une réduction des coûts opérationnels

Tous les outils et processus de l’entreprise ont été soumis à une analyse complète afin de proposer, le cas échéant, une solution de remplacement, répondant au plus près aux besoins présents et futurs des utilisateurs, le tout dans un esprit de rationalisation et de maîtrise des OPEX du SI.

Nous avons finalement réalisé un scénario unique avec différentes options que nous avons présentées au Directeur Général.

La mission s’est terminée par la rédaction d’une roadmap applicative et organisationnelle afin de planifier les investissements et les chantiers nécessaires à la mise en œuvre d’un SI global performant et cohérent avec la stratégie d’avenir de l’entreprise. Cette dernière livraison a été particulièrement appréciée.

Ce fût une mission de courte durée, mais intense.

Mathieu – Manager

Conseils-plus a été sélectionné pour la réalisation d’un Schéma Directeur SI (système d’information) d’une PMI du secteur de l’agroalimentaire (projet « shreck », le nom du client n’est pas mentionné pour des raisons de confidentialité commerciale). Cette société en forte croissance, souhaite optimiser son SI afin d’assurer le bon fonctionnement de son activité dans une période cruciale de son développement.

Notre méthodologie et notre savoir faire en organisation des SI nous ont permis de gagner cet appel d’offre. Ces atouts  nous permettront d’apporter à notre client une réelle plus-value dans l’orientation future de son SI.

Ce type de prestation, haut de gamme et à forte valeur ajoutée, correspond parfaitement au positionnement stratégique de notre cabinet. La mission est donc particulièrement motivante. L’équipe, composée de 4 experts, va intervenir pour une durée de 2 à 3 mois.  Le planning s’articule autour de 4 phases principales :

• Initialisation et cadrage
• Analyse critique de l’existant
• Identification des leviers et recommandations stratégiques
• Élaboration du Schéma Directeur, notre principal livrable

La suite dans 10 semaines.

Mathieu – Manager